Справка по работе в системе для менеджера по закупкам

(Рекомендуем в качестве интернет браузера использовать Google Chrome)

Шаг 1. Загрузить заявку

В данном меню происходит загрузка файла заявки на закупку товара непосредственно в систему.

Необходимо выбрать предварительно подготовленный и сохраненный на локальном компьютере файл заявки, выбрать категорию загрузки и в поле “опубликовать до” указать дату и время, до которого актуальна заявка.

Внимание! формат файла заявки в эксель задан жестко MS Excel 97-2003. Нельзя переименовывать столбцы и менять их местами. Рекомендуем использовать шаблон.

Внимание! в заявке НЕЛЬЗЯ использовать разделитель ; (точка с запятой )

После загрузки файла с заявкой появиться окно пред просмотра. Здесь вы можете редактировать вашу заявку уже непосредственно в самой системе.

После того как вы полностью убедились в правильности размещенной заявки необходимо ее опубликовать. Если необходимо опубликовать весь перечень товаров, то надо выбрать все товары и выполнить действие “Опубликовать”. Если же необходимо выборочно опубликовать товар, то выбираем нужные позиции и выполняем действие “Опубликовать”.

 

Шаг2. Опубликовать 

 

В данном меню загруженные заявки можно как опубликовать (сделать доступными поставщикам), так и запретить их публикацию (поставщикам не будут доступны к обработке такие группы товара). Так же можно завершить заявку (заявка видна поставщикам в статусе завершена)

Процесс публикации происходит так: выбрать нужную заявку и выполнить действие “Опубликовать", если же необходимо выборочно опубликовать содержимое заявки, то выбираем нужные позиции и выполняем действие “Опубликовать". Аналогично можно выполнять действия “Запретить” и “Завершить

Здесь вы также можете редактировать вашу заявку уже непосредственно в самой системе.

 

Шаг 3. Отправить письма

 

В данном меню происходит выбор поставщиков, которые будут принимать участие в торгах по опубликованным заявкам и отправка им соответствующих уведомлений.

Выбрав соответствующее письмо из списка необходимо выбрать категорию, по которой необходимо выслать письма поставщикам. Далее выбрать непосредственно поставщиков которым будет послано уведомление и нажать кнопку “Послать письма

Текст письма можно редактировать.

Внимание! Выбранные Вами поставщики должны быть опубликованы Администратором. Иначе письма не отправятся.

Внимание! Если письма не доходят до поставщиков, необходимо проверить правильность e-mail адреса;

 

Шаг 4. Отчетная форма 

 

В данном меню отображаются результаты торгов, осуществляется отправка уведомлений поставщику о выигранных им позициях.

Для просмотра результатов торгов необходимо кликнуть по интересуемой заявке. В столбце “мин цена” отображается минимальная цена поставщика, в столбце “поставщик” указывается, какой именно поставщик установил минимальную цену. Далее кликнув на поставщика из столбца “поставщик” будет осуществлена сортировка по этому поставщику. Потом нажимаем кнопку в верхней части экрана “Отправить уведомление о заказах для”, тем самым осведомив поставщика по каким товарным позициям он выиграл торги и эти позиции мы будем заказывать именно у него. После кликаем по кнопке “Полный отчет”, сортировка по выбранному поставщику отменяется. Далее необходимо провести операции по сортировке и уведомлению всех поставщиков, выигравших торги по описанной схеме.

Для того что б сменить поставщика товара необходимо кликнуть по значку “+” перед наименованием позиции товара. Появиться список предложений от всех поставщиков по данной позиции. Для того что б выбрать требуемого поставщика необходимо исключить всех поставщиков которые предложили меньшую цену. Для этого нужно нажать на значок “Х”. Повторное нажатие значка “Х” возвращает поставщика к участию в торгах.

Мимика:

Зеленый треугольник вниз – предложена минимальная цена

Зеленый треугольник вправо – несколько поставщиков предложили одинаковую минимальную цену

Красный треугольник влево – обратить внимание. По данной позиции возможен транзит, аналог, неполное количество, излишки

Для удобства пользователя на этой странице имеются кнопки быстрой сортировки:

Полный отчет

Единственное предложение

Отсутствуют предложения

Аналог

Излишки  товара

Транзит

Неполное количество

Внимание! После того как вы завершили торги по какой либо заявке необходимо вручную завершить публикацию этой заявки. В меню “Действие” выбрать соответствующую команду.

Если вы сделали заказы поставщикам на закупку товара, то заказанные позиции перейдут в статус “Завершено” автоматически.